Наскоро ви разказахме как ни се отразява плаващото работно време, а сега ще ви разкажем за най-важната съставка на плаващото работно време – планирането.
Ще издам няколко малки тайни от кухнята за това как целият ни екип планира времето си. Тъй като понятието време за нас не съществува, понятието, с което ние работим, е резултати. В ITCE взехме най-полезните за нас концепции от няколко различни методологии като Agile, Scrum, Lean и Kanban и ги добавихме в нашето планиране. Всяка седмица всеки от нас прави план какво предвижда да свърши през седмицата и кратка ретроспекция на това, което е свършил през изминалата, къде е имал затруднения, кое е останало за довършване и споделя lessons learned (ако има такива). По средата на седмицата организираме 15 минутна standup среща, на която много на кратко разказваме дали се движим по план или има някакви промени.
Ако веднага си мислите, че вашите задачи и проекти са твърде абстрактни, за да ги планирате, веднага ще ви оспоря, като ви кажа, че не съществува проект, който да не може да се разпредели на по-малки и по-конкретни задачи, които водят до конкретен резултат. При планирането целим да няма безкрайно много in progress задачи, а да има задачи, при които има ясен краен резултат (deliverable).
Когато планираме задачите си за една седмица напред, имаме пространство да се намерим между задачите ни, да видим дългосрочните цели и стремежи, да гледаме голямата картина и да не се разсейваме от безпорядъка на ежедневните задачи, който имаме всеки ден.
Вероятно се замислихте за това, как организираме срещи помежду си, след като не е задължително да сме в офиса от 9 до 6. Решението е, че на самата планираща среща всеки, след като е определил какво има да прави, напасва графика си със съответния колега/и, за да могат да се организират общи срещи в офиса. Когато всеки знае какво има да прави и всичко е разграфено, всъщност цялата организация и координация става много лесно управляема.
След като задачите се ясни и срещите уговорени, всеки има възможността да работи където и когато намери за продуктивно. Това може да бъде в офиса, в кафене в центъра, на балкона вкъщи или на вилата в планината. Ангажимент към офиса има само ако имаме срещи или пък желание да бъдем близо до колегите си, за да си разкажем идеи и случки.
За по-лесно следене на срещите и визуализиране на задачите, ползваме visual board и task manager на ServiceNow, който следи Kanban практиката и прегледно показва какво се случва в момента. Оказва се, че след две седмици на свикване, този начин на работа е доста по-удобен и по-ефективен.
Планирането ни дава възможност в рамките на една седмица да оставим достатъчно време за важните за нас задачи и за проектите, върху които искаме да работим, а останалото време да го запълним с малки или не толкова спешни задачи. Това ни гарантира, че следим това да прекараме достатъчно време, работейки върху онези неща, които могат да имат положителен ефект в дългосрочен план. За нас това означава да предоставяме качествени и професионални услуги в областта на консултациите, обучения и сертификация, и да бъдем партньорът, на когот се доверявате и с когото искате да работите.
