В първата статия от серията за PMI-PBA®, Ви разказах за петте домейна, признати от Института по Управление на проекти (PMI)® – Оценка на нуждите (Need assessment), Планиране (Planning), Събиране на изисквания и анализ (Elicitation and Analysis), Проследяване (Traceability and Monitoring), Оценяване (Еvaluation).
Тази седмица ще се опитам да Ви въведа по-детайлно в първия домейн на бизнес анализа – Оценка на нуждите.
Нека да започнем от тук – знаете ли кога започва бизнес анализът в един проект? С официалната “kick-off” среща, с идентифицирането на заинтересованите страни или с дефиниране на обхвата на проекта?
Точният отговор е – много преди старта на реалния проект. Бизнес анализът започва още със самото идентифициране на бизнес проблемите или възможностите.
Оценката на нуждите не винаги е наложена от конкретна методология за управление на проекти или бизнес анализ – тя може да бъде наложена от нуждите на самия бизнес или препоръчана от бизнес анализатора. Основната цел на този домейн е бизнес анализаторът да разбере в детайли бизнес проблемите или възможностите и да се увери, че правилният проблем може да бъде решен с предстоящия проект. Пропускането на домейна по оценка на нуждите често води до „успешно“ завършен проект, в рамките на първоначално дефинирания бюджет и обхват, но който никой не използва т.е. проект, който не носи полза за бизнеса или не отговаря на първоначалната бизнес необходимост.
За да може да се идентифицира даден проблем или възможност, бизнес анализаторът трябва да се запознае с настоящата среда, да събере информация от правилните заинтересовани страни и да я анализира. Следвайки тези стъпки в този процес, първо е необходимо да се идентифицират заинтересованите страни, които могат да окажат влияние, да бъдат засегнати или да се възприемат като засегнати, в който и да е аспект на проекта.
При следващата стъпка, бизнес анализаторът трябва да проведе интервюта с тези заинтересовани страни, да прегледа съществуващата документация или да използва друг инструмент, за да събере достатъчно информация за проблема или възможността. След като се получи по-широко разбиране на ситуацията, бизнес анализаторът трябва да започне със събирането на детайлни данни, така че той да може да даде оценка на ситуацията.
За да сме сигурни, че ще дефинираме коректен бизнес казус, бизнес анализаторът първо трябва да подготви „изложение на ситуацията“ (situation statement), в което е документиран текущият проблем, който трябва да бъде решен или възможността, която трябва да бъде проучена. Само след като получи одобрение от заинтересованите страни за дефиницията на проблема, бизнес анализаторът може да пристъпи към работа по изготвянето на самия бизнес казус.
Следващата задача на бизнес анализатора е да оцени или да помогне в определянето на организационните цели и задачи. Важно е да се провери, че целите и задачите следват SMART модела т.е. те са конкретни (specific), измерими (measurable), постижими (achievable), смислени (relevant) и обвързани със срокове (time-bound). За този процес, бизнес анализаторът може да използва SWOT анализа (силните и слаби страни, възможности и заплахи), други критерии, модели или инструменти, които смята за подходящи и са спрямо неговите знания и избор.
Веднага след като проблемът, който трябва да бъде решен (или възможността, която може да бъде реализирана) са дефинирани и организационните цели и задачи са ясно определени, бизнес анализаторът трябва да извърши допълнителен анализ на проблема и да идентифицира основните първопричини и фактори, които са повлияли. Използването на техники като „Five Whys“, fishbone диаграми, или процесни диаграми, дава възможност на бизнес анализатора да получи по-дълбоко разбиране за ситуацията и да препоръча най-приложимо и подходящо решение.
След като проблемът/възможността са дефинирани и техните първопричини са идентифицирани, как трябва да определим следващите стъпки, които да предприемем, за да осигурим най-доброто решение? Основно един инструмент, може да улесни това решение и това е таблицата на компетенциите (capability table), където може да се идентифицират настоящите компетенциите, както и новите такива, които биха довели до успешен проект. След това се извършва анализ на липсващите компетенции (capability gap analysis) и се определят стъпките (посочва се основната препоръчителна опция, плюс няколко алтернативи), които водят организацията, от където е в момента, до където трябва да бъде. Всяка предложена опция трябва да бъде подкрепена със съответния анализ на рискове, ограничения и предположения, както и оценка за нейната осъществимост.
Последната и най-важна стъпка при домейна – оценка на нуждите, е изготвянето на бизнес казус. Неговата формалност зависи от индустрията, от проектната рамка, методология и други специфики, но в общия случай трябва да сдържа:
- Дефиниране на проблема или възможността
- Анализ на състоянието
- Списък с опции за решения, с акцент върху препоръчителната опция
- Метрики, които оценяват как предложените решения допринасят за целите и задачите
По-късно, когато проектът или програмата е одобрена, бизнес казусът ще послужи като входяща информация в документацията на проекта.
В следващата статия от PMI-PBA® серията ще Ви разкрия подробности около домейна Планиране. Ще може да прочетете за дейностите, които съдържа този домейн и как ефективно се изпълняват неговите задачи, така че да можете да зададете правилния път, да намалите „изненадите“ и Вашия анализ да премине гладко и да доведе до желаните резултати.
Вижте повече тук за:
- PMI Professional In Business Analysis (PMI-PBA)® Certification Preparation Training
- Насоки за PMI-PBA сертификационния изпит
PMI-PBA е регистрирана марка на Project Management Institute, Inc.
