7-те принципа в PRINCE2®

В предишната ни статия, посветена на PRINCE2®, разгледахме 7-те теми на метода – това са областите, които постоянно трябва да се следят по време на развитието на проекта. В новата ни статия, ще ви запознаем със седемте градивни елементи на PRINCE2®, а именно 7-те му принципа: Business Case, Learn from Experience, Roles and Responsibilities, Management by Stages, Management by Exception, Focus on Products & Tailor to Suit the Environment.

Бизнес казус (Business Case)

С този елемент ви запознахме още в предишната статия, тъй като той е един от основните за PRINCE2® методологията. Както споменахме и предишния път, един PRINCE2® проект е успешен само тогава, когато той е постижим, желан и носи ползи за организацията. Бизнес казусът съдържа в себе си причините за съществуването на проекта и очакваните ползи от него, като те са документирани по начин, който позволява количественото им измерване по време на целия процес на развитие на проекта. Тъй като тези условия се променят постоянно под влияние, както на вътрешни фактори (свързани с процесите в организацията), така и външни (например промените на пазара), за да продължи да съществува, PRINCE2® проектът трябва да влиза в границите на допустимото в организацията – определени рамки, в които очакваните резултати от проекта носят нужните ползи за организацията. Ако проектът попадне извън тези рамки, той вече не отговаря на изискванията на организацията и трябва да бъде променен или прекратен.

Изпълнението на този принцип цели да проследи дали проектът е полезен за компанията през цялото време на развитието му.

Учене от предишен опит (Learn from Experience)

Както вече споменахме в предишната статия, за екипа на проекта е важно да се учи от предишните слабости, допуснати в процеса на работа, за да се избегне повтарянето им. Тези грешки се записват в докладите на екипа. Едно от задълженията на ръководителя на екипа е да следи и идентифицира подобни „уроци“, да ги документира и да ги предава в така наречения “Lessons Report” към заинтересованите страни на Борда на проекта. Те, от своя страна, имат за задължение да разпространят тази информация на останалите участници в проекта.

Ясно определени роли и задължения (Defined Roles & Responsibilities)

За да бъде изпълнението на проекта ефективно, ролите и задълженията на всеки член от екипа трябва да бъдат ясно разписани и правилно разпределени. Всеки член на екипа трябва да е наясно какъв е неговият принос към развитието и изпълнението на проекта, както и за кои процеси отговарят колегите му. PRINCE2® методологията дефинира интересите на трите основни заинтересовани страни: потребителите, представителите на бизнеса и доставчиците. Правилното разпределение на ролите помага на екипа да може да отговори на изискванията на всяка от тези групи. Това, разбира се, изисква известно ниво на йерархия. Най-общо, структурата на екипа се състои от Борд на проекта (Project Board), който споменахме по-рано, Ръководител на Проекта (Project Manager) и Ръководител на Екипа (Team Manager). Тази йерархия на PRINCE2® улеснява цялостната работа на екипа, повишава ефективността при взимането на решения и показва, че проектът се ръководи на три ясно дефинирани нива на управление.

Управление по етапи (Management by Stages)

Този принцип на PRINCE2® гласи, че всеки етап от проекта трябва да бъде наблюдаван, контролиран и при нужда, коригиран. Според PRINCE2®, всеки проект трябва да премине през минимум две фази – въведение, което включва планирането на проекта, на разходите, на времето и обхвата, и минимум още една фаза, която обхваща изпълнението на проекта. Едва когато премине първата фаза, проектът може да бъде започнат. За да се улесни проследяването на проекта, той се разделя на малки, лесно изпълними и измерими части. В PRINCE2® има три нива на планиране: Project Plan, Stage Plan и Team Plan, като всеки план е за съответното ниво в йерархията.

Управление по изключение (Management by Exception)

Проектът трябва да има ясно дефинирани рамки, които да гарантират, че той ще отговаря на изискванията на различните заинтересованите групи. Заинтересованите групи, от своя страна, позволяват допустими граници на толерантност в шестте основни променливи: време, разходи, качество, обхват, ползи и риск, и техните показатели се следят по време на целия процес. Тези рамки също така подпомагат за спазването на крайните срокове. Освен това обаче, проектът трябва и да може да отговаря на неочаквани промени, било то под въздействието на вътрешни или външни фактори. Поради това и самите допустими граници на толерантност могат да бъдат изместени според конкретната ситуация, но не преди те да бъдат обсъдени и одобрени от съответните възложители на проекта и от Борда на Проекта. Той се намесва само в тези извънредни случаи и по изключение. През останалото време процесът става автоматизиран и малките промени се одобряват на по-ниско ниво, което спестява време при изпълнението на проекта.

Фокус върху продуктите (Focus on Products)

Когато крайните продукти са успешно доставени, те показват ползите от проекта, затова е изключително важно те да са планирани и изпълнени ефективно. Тъй като очакванията на заинтересованите страни трябва да бъдат изпълнени в съответствие с бизнес обосновката, всички, ангажирани в проекта, трябва да се споразумеят и напълно да разбират естеството на продуктите в проекта.

Докато част от методологиите за управление на проекти се фокусират върху планирането на активностите, в PRINCE2® методологията планирането започва с идентифицирането на продуктите. Планирането с фокус върху продукта е един от основните аспекти на PRINCE2® подхода за управление на продуктите. То помага на екипите на проекта да намалят риска от това проектът да излезе извън обхват, както и да се намалят щетите от потенциални проблеми при спорове или при недоволство от страна на потребителите.

Приспособяване спрямо бизнес средата (Tailored to Suit the Business Environment)

Този принцип подчертава едно от основните предимства на PRINCE2® методологията – да се приспособява лесно спрямо конкретните нужди на проекта. Всички проекти се различават от гледна точка на културата, географското местоположение, ниво на сложност и обхват. Гъвкавото приспособяване на PRINCE2® методологията спрямо средата на проекта дава възможност да се вземат под влияние всички нужди на проекта и бизнеса. При приспособяването на PRINCE2® методологията важно е да се изключват или игнорират части от проекта. Дори и при малки проекти, трябва да се оцени рискът, качеството или начина на управление. Ако методът се промени твърде много, има опасност тойда стане ‘PINO’ проект (‘PRINCE2® In Name Only’ project).

Ако искате да разберете за специфичните особености на PRINCE2® в детайли и да се научите как да я прилагате на практика, ITCE предлага курсове за подготовка и сертификация за PRINCE2® – Prince2 Foundation and Practitioner Training.