7-те процеса на PRINCE2

В предишните статии от поредицата за PRINCE2® говорихме за 7-те теми и 7-те принципа. Oстана да ви разкажем повече и за третата основна част от методологията: 7-те процеса на PRINCE2®.

Започване на проекта (Starting Up a Project)

Основната цел на първия процес, Започване на проекта, е да отговори дали проектът е осъществим и заслужава усилията. Това помага да се изясни значението на проекта за организацията и за заинтересованите страни. Този процес започва преди проектът да стартира на практика. Процесът анализира доколко проектът е възможен, как да бъдат разпределени усилията и ресурсите на компанията. В допълнение процесът дава и приблизителни срокове и оценки за финансовите измерения на проекта.

По време на този процес, трябва да бъде уточнено коя роля от кой член на екипа ще се изпълнява, да се определи Executive и Project Manager и да се вземе под внимание предишния опит (за който споменахме вече в предишните ни две статии). След това, изпълняващият ролята на Executive има за задача да направи Бизнес казус, чиято роля също вече сме описали.

Най-важните “резултати“ от този процес са два документа. Project Brief доказва, че проектът има ясно дефинирани цели и начална точка. Initiation Stage Plan пък задава плана за изпълнение на фазата на въведение, описана в 7-те принципа на PRINCE2®.

Напътстване на проекта (Directing a Project)

Напътстването на проекта се осъществява през цялото време, от започването до завършването на проекта. Тази функция се изпълнява от Борда на проекта, който следи за правилното изпълнение на всяка стъпка и процес от проекта и делегира ежедневното ръководене на Ръководителя на проекта. По време на този процес, Бордът е този, който дава разрешението за продължаване на проекта. По-късно той следи и останалите процеси, дава съвети и напътствия на екипа и се намесва пряко само в извънредни случаи (както гласи и един от принципите на PRINCE2®).

В заключителната фаза на проекта напътстването от страна на Борда се състои в извършване на дейностите по затварянето на проекта.

Започване на проекта (Initiating a Project)

Всеки PRINCE2 проект преминава през този процес. Целта му е да се въведат ясни правила за управлението и контрола на проекта. Това дава възможност на клиента да разбере работата, обхвата, времето и цената, които са нужни за да се изпълни проекта, преди да е направил значителна инвестиция.

Процесът гарантира, че има общо разбиране за целите на проекта, сроковете и разходите, обхвата, основни продукти, очакваните ползи, рискове, изисквания и стандарти за качество, контрол на крайните продукти и комуникация със заинтересованите страни. Тази информация се съдържа в Project Initiation Documentation (PID). Документацията също описва дали има корпоративни методи за управление на проекти, които трябва да бъдат пригодени за проекта.

Управление на допустимите граници на етапите (Managing Stage Boundaries)

Управлението на допустимите граници на етапите е свързано с дейностите по приключването на един етап и планирането на следващия. Този процес е изключително важен, защото показва на Борда на проект дали има смисъл да продължи проекта. Той дава актуален поглед върху проекта, така че Бордът да може да направи проверка на постигнатото в настоящия етап, да одобри следващата стъпка от плана, да прегледа актуализирания План на проекта и да се оцени доколко проектът, в сегашния си вид, отговаря на поставените цели, какви са новопоявилите се рискове и да се нанесат евентуални промени в бизнес казуса.

Контрол на етапите от проекта (Controlling a Stage)

Както вече видяхме в предишните статии, всеки един PRINCE2® проект се разделя на по-малки части. Това разделение позволява всяка от частите да се наблюдава в детайли. Ръководителят по проекта е основният отговорник за извършването на този контрол. Той е човекът, който ежедневно наблюдава проекта, анализира свършената и оставащата работа, качеството на вече завършените етапи и документирането им. Тези дейности, разбира се, вървят ръка за ръка с постоянната оценка на риска и контрола на промените.

Този процес е и пряко свързан и подобен по функции на Напътстването на проекта. Разликата е, че този контрол се извършва ежедневно и не от Борда по проекта, а от Ръководителя на проекта.

Управление на доставката на продукта (Managing Product Delivery)

Целта на този процес е да улесни общуването и да направи по-лесна връзката между доставчика и клиента, като се поставят формални изисквания към ръководителя на екипите за работата, която трябва да се свърши. Ръководителите на екипите са отговорни за координиране на работата, която доставя крайните продукти/резултати от проекта.

Първата стъпка в този процес е създаването на общ „Работен пакет“ (Work Package). За съдържанието на пакета трябва да има консенсус между Мениджъра по проекта и Мениджъра на екипа. Този пакет съдържа описание продукта, който екипа ще достави, неговите граници и ресурси. След като Работният пакет е създаден, Мениджърът на екипа изготвя и План на екипа (Team Plan). Планът описва в детайли на останалите членове какво трябва да се свърши и по какъв начин. След като продуктите, описани в Работния пакет, биват доставени, отново се проверява качеството му. Това се прави от Мениджъра на екипа.

Затваряне на проекта (Closing a Project)

След като всички останали процеси са приключени, се задейства процесът по затварянето на проекта. Целта на този процес е да се намери точният момент, в който се потвърждава, че е получено одобрение за продукта, прави се преглед дали целите, посочени в оригиналната документация за стартиране на проекта, са постигнати, и се потвърждава, че проектът е изпълнил задачите си и няма какво още да допринесе. Процесът включва цялата документация, свързана с описанието на проекта, финален контрол и оценка на дейностите по проекта и на самия продукт, както и записването на научените уроци в “Lessons Report”, за да бъде използван по-късно при следващи проекти. В този процес се включва и крайното оценяване на проекта, ползите от него, дали предварително зададените цели са били достигнали и дали клиентът и останалите заинтересовани страни са получили очакваните резултати. Едва след като всички тези детайли са уточнени и записани, проектът може да се смята за приключен.

Това беше третата и последната статия от серията за PRINCE2® методологията за управление на проекти. Ако те са отключили интереса ви към тази методология и желаете да научите повече за метода на практика, заповядайте на нашето обучение – PRINCE2 Foundation and Practitioner Training.