Това е въпросът, който много често чуваме от служителите в днешните компании. С растежа на фирмите и проблемите по управлението на документите нарастват. Неправилното управление на файловете може да ни донесе сериозни скъпо струващи грешки.
Причините да не откриваме последната версия на документ могат да бъдат много. Често използването на споделени папки или сайтове не е достатъчно, за да управляваме версиите на създадените файлове. Не се използват правилни конвенции, никой не почиства старите версии, всеки пази локално при себе си своя версия на документа. Използването на имейл комуникация за създаване и редакция на документ също не е надежден метод. Връзката се прекъсва лесно, пропускат се важни участници в актуализирането и прегледа на документите.
Използвайки услугата за съвместна работа в Office 365 винаги ще може да работим с актуалните документи и следим историята на промените. Възможността за съавторство дава опция за едновременна работа на множество потребители в реално време, използвайки единствено браузър. Тази възможност позволява да се наблюдават редакциите направени от другите потребители и да се обсъждат и съгласуват различните версии. Обработва се един единствен файл, който съхранява историята на промените и коментарите оставени от останалите автори.
Друго предимство на използването на Office 365 e достъпността на документите от различно устройство по всяко време, като версията, с която работи потребителя е винаги актуалната. Услугата се поддържа за Excel Online, Word Online и PowerPoint Online. Съавторството се поддържа и в клиентското приложение на Word и PowerPoint. За Excel услугата е достъпна само за Excel Online.
За да може да обработваме документите си и с потребители извън нашата организация е предоставена опция за покана на външни потребители използващи Майкрософт акаунти. Така може да управляваме файловете си съвместно с нашите клиенти, доставчици и партньори. Използвайки този модел на работа всеки един участник разполага с последната информация, за да направи лесно своя анализ и вземе правилното бизнес решение.
