В периода между 24-ти и 26-ти юли преустановихме ежедневната си работа и напуснахме офиса. Направихме го, за да разчупим рутината и да вдъхновим креативността си, която ни бе нужна при планирането на следващото шестмесечие.
През тези дни на фокус бяха стратегията на компанията и курсът, който трябва да поемем, за да постигнем целите си, а в последствие и да изпълним стратегията си. Това време също служи и за да се запознае всеки от екипа с настъпили промени, които биха повлияли на избора на най-целесъобразните стъпки, които трябва да предприемем. Тази практика е нашият начин да приложим Program Increment (PI) planning, част от Scaled Agile Framework (SAFe ®) методологията, към бизнеса си.
PI Planning като част от SAFe ®
PI planning е съществен за SAFe ® дотолкова, че за същинския SAFe ® не можем да говорим, без да говорим за PI planning. А участието на всеки един от членовете на екипа е жизненоважно за обсъждането, работата и най-вече за планирането по групи.
PI planning зависи от три нива на подготовка:
- Организационната подготовка включва синхронизацията на всички членове на екипа и определянето на техните роли.
- Подготовката на съдържанието представлява изясняването на общата стратегическа визия на компанията.
- Подготовката на физическото място включва логистиката и всички дейности по подготовката за събитието.
По време на самото събитие участниците работят, следвайки график, като имат предвид входящата информация (input), т.е. бизнес контекстът и визията на компанията. Резултатът от планирането, т.е. изходящата информация (output), трябва да включва ясни цели и крайни срокове за тяхното изпълнение. Ползите за бизнеса от такова всеобхватно и концентрирано планиране включват подобрена комуникация и съдействие, развиването на способността да се съгласуват изискванията и ресурсите и ускоряване на вземането на решения, докато се синхронизират и развитието на компанията с нейните цели.
Подходът на ITCE: Under the Stars
Ние от ITCE вече сме демонстрирали, че ценим ползите, които SAFе, може да донесе на бизнеса. Доказателство за това е презентацията, която нашият управляващ партньор, Нина Проданова-Йоцева, представи на PMDay 2018. Нина посочи 3 компании, а именно Spotify, Experian и ITCE, като примери. В ITCE имаме собствен подход към PI planning под името Under the Stars.
Under the Stars е тридневният период, който целият екип на ITCE прекарва в Боровец. Събитието е следствие от дълга подготовка, част от която са ретроспективните срещи, включващи презентации с конкретни резултати, данни и цифри, както и самоанализ на всеки от екипа върху проектите, практиките и дейностите им от отминалото шестмесечие. В допълнение по време на така наречените Vision Days се уверяваме, че всеки от екипа е запознат със стратегическата визия за следващото шестмесечие. Казано на езика на SAFe ®, това е нашата входяща информация (input).
По време на самото събитие следваме график, който включва работа по малки групи, които ние наричаме кръгове. Всеки кръг се придържа към стратегията на компанията, докато определят целите си за следващите шест месеца и решават как нагледно да представят тези цели и стъпките към тях така, че всички останали да могат да проследяват прогреса на всеки кръг, а и на цялата компания.
Изходящата информация (output) от прилагането на PI planning включва запознаването на целия екип с целите на компанията, както и нагледното отбелязване на прогреса по работата към тези цели.
Прилагайки тази практика от 2016 насам, в ITCE лесно можем да идентифицираме многото ползи от PI planning за бизнеса:
- Събитието приобщава всички от екипа, които в различни кръгове дълбоко се ангажират с работата си, тъй като имат принос от самото начало: планирането.
- Работата в кръгове поощряват всеки от екипа доброволно да участва в различни дейности и по този начин да развиват нови умения извън основните си задължения.
- Мултидисциплинарната ангажираност дава свобода във вземането на решения от самите екипи и така поддържа гъвкавото развитие на компанията.
- Освен, че разполагат със свободата да планират, проектират и действат, екипите имат възможност и да разгърнат потенциала си.
- Екипът, в малки групи, а и като едно цяло, се ангажира с оптимално използване на наличните ресурси.
Няма да преувеличим, ако кажем, че в следствие от всичко това нашият екип е запознат и ангажиран с организационната стратегия повече от всякога. В допълнение през последните 3 години успяваме въвеждаме все повече подобрения, водени от стратегическата си визия, все по-добре координирани във времето.
