Големите предприятия разширяват своите Agile практики чрез Scaled Agile рамката (SAFe), за да се възползват от редица предимства като по-бързо пускане на крайния продукт на пазара, по-високо качество, по-добра съгласуваност, повишена производителност и намален риск. Но това, което мнозина са склонни да подценяват, е мащабът на промените, които внедряването на SAFe изисква в самата организация. Именно тук много компании започват да изпитват затруднения. Една от основните причини за това е липсата на подходяща структура и инструменти.
ServiceNow е намерила решение, което да облекчи този проблем. Тяхната Collaborative Work Management (CWM) е унифицирана платформа, базирана в облачното пространство, която подпомага екипите при планирането, визуализирането и изпълнението на работата им на едно място. Освен това CWM позволява на членовете на екипа да си сътрудничат, да използват споделени работни пространства и съвместно да разработват необходимата документация. Това намалява времето, прекарвано в повтарящи се и административни дейности, за да подпомогне екипите да бъдат по-ефективни и ефикасни.
Организация на работата в CWM
Пространства
Работата в CWM е разделена на отделни пространства. Като потребител на CWM ще разполагате със собствено пространство в системата, наречено „Моето пространство“. То е видимо само за вас и ви позволява да организирате работата си по най-удобния за вас начин.
Освен това ще можете да създадете персонализирано пространство за конкретен екип, проект или инициатива. Това пространство може да бъде организирано по различни начини, в зависимост от нуждите. Можете да създавате табла и документи директно в пространството или да ги организирате в папки за по-добра логическа структура и по-подредено дигитално работно пространство.
След като създадете своето персонализирано пространство, сте готови да го споделите с членове от други екипи, за да можете да работите заедно по задачи и проекти. Споделянето на пространство с член на екипа му предоставя достъп до всичко, което е налично в него – папки, табла и документи.
Въпреки това, като собственик на пространството, можете да решите какъв тип разрешения ще предоставите на поканените в пространството – Редактор, Зрител или Собственик. Освен това ще имате видимост върху потребителите, които са поискали достъп до пространството, така че можете да решите дали да одобрите или отхвърлите тяхната заявка за достъп.
Табла
Таблата са централизирани визуални работни пространства, които обединяват различни видове работни елементи (например истории, дефекти, инциденти и др.) и позволяват на екипите да си сътрудничат, да организират и да определят приоритети, като същевременно проследяват задачите си по ефективен начин.
Няма конкретно ограничение за броя на таблата, които можете да създадете в рамките на едно пространство в CWM. Когато решавате колко табла ще са ви необходими за вашия екип, трябва да имате предвид ограниченията на CWM. Например, не можете да имате повече от 90 персонализирани колони, споделени между таблата в едно пространство. Освен това таблата се синхронизират автоматично и показват само последните 1000 елемента.
Всеки изглед в CWM разполага със собствен прозорец за персонализиране, така че можете да организирате показваните данни по най-подходящия за вас и вашия екип начин. След като персонализирате изгледа, CWM ви позволява да го запазите – като част от изгледа на вашия екип на таблото или за собствена употреба. Изключително полезно е, че можете да добавяте колони въз основа на вече съществуващи полета във вашите работни елементи или да създавате свои собствени персонализирани колони.
Персонализираните колони могат да бъдат от различни типове, сред които са къс/дълъг текст, число, дата, етикет, хора, препратка и др. Най-новата версия (Australia) дори ви позволява да създадете колона с формули с изчисления, базирани на вашите задачи, като извличане на показатели от съществуващи полета, изчисляване на разлики в датите или сумиране на часове.
Често ще ви се наложи да анализирате данните на таблото си в CWM или да ги споделите със заинтересовани страни, които нямат достъп до пространството на вашия екип в CWM. В такъв случай можете да експортирате текущия или пълния изглед на таблото в Excel или CSV.
Изгледи
Вече споменахме, че таблата в CWM ви предлагат следните изгледи: „Списък“, „Гант“, „Канбан“ и „Планиране на спринт“. Всеки от тях може да покаже до 1000 от най-новите задачи на вашия екип. Но как те могат да ви помогнат да визуализирате работата на екипа си?
- Изгледът „Списък“ показва работните елементи в структурирана таблица, като всеки работен елемент представлява ред, а всяка колона – конкретна подробност за него (например статус, начална дата, крайна дата, приоритет и др.). Изгледът „Списък“ ви позволява бързо да преглеждате задачите, да редактирате полетата на място, както и да използвате филтри и сортиране за управление на големи обеми работа.
- Изгледът „Гант“ е идеален за изготвяне на графици, планиране, проследяване на напредъка или зависимостите. Той представя задачите върху хоризонтална календарна времева ос под формата на ленти, като позицията на всяка лента показва датата на начало и край на съответната задача. Изгледът „Гант“ е разделен на две части – лявата показва задачите, а дясната – самия календар.
- Изгледът „Канбан“ е идеалният избор, когато искате да получите ясен и актуален преглед върху напредъка на екипа ви в работата. Той е идеален в случаите, когато искате да подобрите сътрудничеството в екипа си. Изгледът „Канбан“ на CWM представлява табло, което ви помага да организирате задачите на екипа си чрез 50 конфигурируеми реда и колони. Вашият екип може лесно да премества задачите между редовете и колоните, като използва функцията „плъзгане и пускане“. С най-новата версия се предлагат бързи филтри, които могат да се прилагат директно към таблото Kanban. Филтрите могат да се прилагат към запазени изгледи и шаблони на таблата на CWM. Това ви помага лесно да намерите работата, която е най-важна за вас.
- Ако сте част от Agile екип и искате да планирате, организирате и проследявате работата на екипа си, със сигурност ще харесате изгледа „Планиране на спринтове“. Разделът „Backlog“ в този изглед ви улеснява при определянето на приоритетите в списъка с задачи на екипа ви, докато разделът „Спринтове“ ви дава възможност да създавате спринтове, да планирате задачи в тях и да ги изпълнявате заедно с екипа си. Разделът „Спринт“ показва само вашите активни спринтове. Там можете директно да добавяте задачи и да получавате актуална информация за използваната капацитет, общия брой истории и точки за истории, както и оставащите точки за истории, които трябва да бъдат завършени в рамките на спринта.
Задачи в таблата на CWM
- Създаване на задачи
Всяка страница на таблото ви в CWM ви позволява да създавате директно работни елементи в нея. Можете да избирате от стандартните (типове работни елементи за Agile) или да създадете свои собствени типове работни елементи. Това може да ви помогне на вас и на вашия екип да разграничавате много по-лесно видовете дейности, които трябва да бъдат изпълнени.
Едно ограничение, което версията за Австралия е отстранила (което не беше налице в предишните версии), е свързано с възможността за разделяне на потребителските истории на Scrum задачи. Това улеснява оценяването и проследяването на потребителските истории.
- Свържи работата
Едно от най-големите предимства на CWM е, че ви позволява да свържете различни видове работни задачи от различни приложения на ServiceNow в едно-единствено табло. Функцията „Свързана работа“ (Connected Work) на CWM ви позволява да добавите до 10 различни типа работни задачи (таблици) на вашето табло. Можете да зададете множество условия, за да се уверите, че на таблото ви в CWM се показват само най-релевантните за вашия екип работни задачи. Ключово ограничение, което трябва да имате предвид, ако сте част от много натоварен и/или сложен екип, е, че филтърът ви не трябва да връща повече от 100 елемента, когато настройвате свързаната работна задача. В случай че не можете да се съобразите с това условие, ще трябва да се свържете с вашия администратор, за да увеличи броя до 500.
Управление на собствената ви работа в CWM
Ако някога сте били част от сложен екип, който се занимава с различни видове задачи в една или няколко системи, знаете колко е важно да следите ефективно всичките си задачи, за да се уверите, че те се изпълняват в съответствие с крайните срокове или споразуменията за ниво на обслужване (SLA). Функцията „Моята работа“ на CWM ви помага в това. Тя предлага централизиран изглед на всички работни задачи, възложени ви за определен период, групирани по статус или приоритет. Освен това, тя представя броя на отворените, завършените и просрочените задачи и обобщава цялостния ви напредък. Това ви улеснява при планирането и приоритизирането на собствената ви работа.
CWM Автоматизация
С CWM имате достъп до готови за употреба автоматизации. Използвайте ги, за да повишите производителността на екипа си, като автоматизирате рутинни ръчни задачи като изпращане на имейли, планиране и делегиране на задачи, съобразени с вашия работен процес. Можете да избирате измежду няколко различни шаблона за автоматизация. Всичко, което трябва да направите, е да зададете условията, които трябва да бъдат изпълнени, и CWM ще приложи автоматизациите към всички работни елементи на таблото ви.
По-долу ще намерите няколко примера за задачи, които можете да автоматизирате чрез CWM Automations:
- Изпращане на имейл или известие при промяна на дадено поле.
- Изпращане на имейл или известие, когато настъпи определена дата.
- Промяна на дадено поле, ако се промени друго поле или ако се промени определена дата.
Изкуствен интелект за CWM
В днешния модерен бизнес свят всички говорят за изкуствения интелект. Now Assist for CWM на ServiceNow използва възможностите на генеративния изкуствен интелект, за да подпомага екипите в повишаването на тяхната производителност и ефективност. Можете да го използвате за създаване, обобщаване или подобряване на съдържанието си в CWM Docs, за създаване на работни задачи въз основа на съдържанието на вашите документи, за генериране на критерии за приемане или задачи по метода Scrum за потребителски истории и др.
Функцията „Управление на съвместната работа“ на ServiceNow играе ключова роля за свързването на ежедневната работа на гъвкавите екипи със стратегията на високо ниво на компанията. Тази платформа, задвижвана от изкуствен интелект, обединява различни аспекти на работата, за да подобри сътрудничеството между членовете на гъвкавите екипи, дава им възможност да изпълняват ежедневните си задачи по ефективен начин и повишава тяхната производителност.